KTR führt ORBIS PCC ein – Vorkalkulation direkt in SAP und aus einem Guss

Damit die Prozesse entlang der Wertschöpfungskette reibungslos ineinandergreifen und auch über die verschiedenen Zeitzonen hinweg rund um die Uhr glatt laufen, braucht es eine ausgefeilte Logistik sowie leistungsfähige und hochverfügbare IT-Prozesse. KTR vertraut hier auf die integrierten Funktionen der Anwendung SAP ERP in Verbindung mit einem Dual-Data-Center-Konzept, das ausfallsichere Geschäftsabläufe gewährleistet.

„Der Einsatz von SAP-Software sowie hochverfügbare Geschäftsprozesse sind wichtige Bausteine unserer Geschäfts- und IT-Strategie“, erläutert Hermann Tebbe, IT und Organisation sowie SAP-Anwendungsentwicklung bei der KTR Systems GmbH.

Ebenso wichtig ist die unternehmensweite Harmonisierung und Standardisierung der IT-gestützten Prozesse. Die einzelnen KTR-Gesellschaften werden dazu applikationstechnisch in einem zentralen SAP-Mandanten in Rheine zusammengeführt.

Der ORBIS Product Cost Calculator ersetzt eine Microsoft-Excel-Lösung, mit der Berechnungen manuell und zeitaufwendig außerhalb des SAP-Systems erledigt werden mussten. Zudem hatten die einzelnen Gesellschaften das Excel-Programm an ihre individuellen Kalkulationsrichtlinien angepasst, sodass die Berechnungen nur bedingt vergleichbar waren. Anders heute: Da das Add-On den Onlinezugriff auf aktuelle Daten aus dem zentralen SAP-ERP-System erlaubt, lassen sich Produkt- und Herstellkosten sowie Angebote exakt, in großer Detailtiefe und unternehmensweit einheitlich berechnen.

Aktuell werden mit dem neuen IT-Werkzeug hauptsächlich die Kalkulationen für Sonderanfertigungen und Produktvarianten durchgeführt. Materialpreise, Stunden- und Einkaufsinfosätze, Stücklisten, Arbeitspläne, Tarife sowie Vertriebskonditionen fließen automatisch in diese Berechnungen ein. Zudem ist die Kalkulation jetzt in den SAP-Belegfluss eingebettet. So kann jeder Arbeitsschritt lückenlos nachvollzogen und – falls nötig – umgehend berichtigt werden.

Auch für Endanwender, die eine Kalkulation erstellen, ist jetzt vieles einfacher geworden, denn etliche manuelle Arbeitsschritte fallen weg. Gibt ein Mitarbeiter zum Beispiel die Materialpreise für die Bauteile einer neuen ROTEX-GS-Miniaturkupplung in den ORBIS Product Cost Calculator ein, fließen die Daten sofort in das SAP-System, wo sie verarbeitet werden. Sie stehen deshalb für die Folgeprozesse wie Einkauf, Materialwirtschaft oder Produktionsplanung umgehend zur Verfügung und verbessern deren Effizienz.

Für jeden Artikel, den KTR vertreibt, wird eine Angebotskalkulation erstellt. Über die Jahre ist die Anzahl dieser im SAP-System hinterlegten Kalkulationen stetig gestiegen – aktuell sind es rund 100.000. Ergab sich aus dem Angebot eine Bestellung und wurde diese vom Kunden zu einem späteren Zeitpunkt wiederholt, musste das Angebot auf der Grundlage der dann aktuellen Bestelldaten, Währungskurse und Materialpreise neu berechnet werden.

Das gestaltete sich bisher als aufwendiger Kraftakt. „Mit dem Add-On von ORBIS können wir dagegen jede Kalkulation schnell überarbeiten und sichern, denn wir erhalten direkten Zugriff auf die ursprünglichen Berechnungen und somit auch auf den vorhandenen Artikel und das Material“, erläutert Siegfried Schmidt. „Da die neuen, geänderten Zahlen automatisch in die SAP-Arbeitspläne und -Stücklisten übernommen werden – was früher nicht möglich war – wird auch der Fertigungsprozess zeitnah initiiert.“

Bei der Einführung des Add-Ons vertrauten die Verantwortlichen von KTR auf die Prozess- und Beratungskompetenz von ORBIS. Dank eines straffen Einführungsplans konnte die Lösung innerhalb von vier Monaten implementiert und in Betrieb genommen werden. Auch das veranschlagte Budget wurde eingehalten.

„Wesentlich dazu beigetragen haben die hervorragende Zusammenarbeit aller am Projekt beteiligten Personen wie auch das hohe persönliche Engagement der ORBIS- Berater,“ hebt Hermann Tebbe hervor. „Ein wichtiger Faktor für diesen Erfolg war außerdem, dass die ORBIS-Lösung flexibel und ohne größeren Aufwand an unsere individuellen Kalkulationsprozesse angepasst werden konnte.“

Die Übernahme der komplexen Logik für die Prozesskostenrechnung aus SAP ERP in das Add-On nahm lediglich zwölf Manntage in Anspruch statt 27, die KTR ursprünglich intern veranschlagt hatte. Auch eigenentwickelte Prozesse werden nach und nach in das Add-On eingebunden, zum Beispiel ein Workflow, der den Vertrieb automatisch per E-Mail informiert, wenn die Angebotskalkulation für einen Kunden fertiggestellt ist.

Die nächsten Schritte stehen bereits an. So will KTR mithilfe des Add-Ons bereits aus der Vorkalkulation heraus automatisch Materialnummern und -stämme sowie Arbeitspläne und Stücklisten erzeugen. Davon versprechen sich die Verantwortlichen eine drastische Verkürzung der Durchlaufzeiten bei der gesamten Auftragsbearbeitung von der Anfrage über die Angebotskalkulation bis zur Auftragsanlage. Danach ist der Rollout in die Tochtergesellschaften geplant.